在审批流设计中,审批节点休假了,该如何处理审批流程?

在审批流设置中,如果设定的节点休假了无法进行审批,流程上要如何进行设计保证审批流可以正常的推进,有哪些常见的方案?背景:目前只规划了Web端,没有移动端办公,同时用户休假时不再处理公事,因此业务上是委
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  • 略问用户 提出于 2021-01-16 09:53:09

13 个回答

xxxxxa

尝试换一个思路

为什么休假了就无法审批?

是不是只能在工作日审批?

是不是只能在公司审批?

是不是没有看审批?

是不是审批很难进行?


其实在流程上,应该设置得很合理的,有备用节点,但是审批还是没有即时,应该思考为什么没有即时

审批这件事,对于审批人,一般情况下,更多是 “是” “否” 的问题

那么,只要流程上是正确的,自洽的,这已经尽力了

以上列出的5个疑问,是目前想到的使用场景,根据场景去解决问题,可以让你的方法更直接解决某些问题

因为讨论:这个三角形的角应该60度,还是45度,是没有意义的

但是讨论:这图形会受到挤压,需要可以承受力,所以,所以必须有一个90度的直角(纯举例,实际情况会更复杂,考虑力学、美观


所以,就以上5个使用场景

建议如果贵公司还是走的邮件、或者内网工作流的方式,可以尝试

1. 做移动端,让审核人,工作、休假都可以审批,不受时间、空间约束

2. 和一款聊天软件,比如 企业qq、微信、飞书。让有审批时,及时有提醒,但是又不干扰他们的生活(让人好好休假

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xxxxxa

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直接介绍下我司的解决方案,解决方案其实很简单,沿用的以前的线下处理流程。

考虑两个场景:

场景1:我知道明天有事,需要请假3天,以前我司没有用OA时,都是走的线下请假单,请假单上有工作交接对象。开发OA审批流引擎的时候,我们就考虑了这种场景,直接挪用了线下方案,线上填报请假单时,要提交工作委托人,所有假期内的审批节点都会转移到委托人处进行审批。

场景2:我早上起来发现高烧,今天没法上班需要去医院,直接微信和HR说了声,结果今天存在审批流,我们的处理方案是:HR会在系统给你标注请假未到岗的标识,此时申请人看到流程转到未到岗节点,如果事情紧急,申请人可以选择是否绕过,由后续节点负责审批,假设最终节点未到岗,那就只能等着。

PS:我司有移动端,理论上只有审批人失联才会卡死,但概率太小。而且审批流是基于组织架构汇报关系的,人真的失联,那HR可以把汇报关系先改掉,让流程跑通。

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xxxxxa

首先提个问题,什么样的流程算是一个“好”的流程?

1、审批路径上所有人都是事件相关人(流程订单关注人或者处理人),订单按照预设审批路径正确流转

2、每个审批或者执行节点都在业务要求时间范围内给出处理结果(耗时越短越好,最起码不超时)

对于以上两个核心问题点,思考当某个审批节点人请假时,任务应该如何处理:

1、该节点是否只能有一个人审批,同业务确认是否可以增加多个候选人,候选人中任意一人均可审批,这个需要针对业务需求去看。

2、假设当前节点只能有一个人审批并且当前审批人无法进行审批动作(请假【也可能突然失联,都是无法联系到的原因】无法联系到、外网环境无 VPN无法连接到内部系统、出门没带电脑且没有移动端等等强阻塞情况)

①这个在人员请假时可以填写交接人,由交接人进行审批

②临时突发情况请假,无交接人,这种 case 需要去看公司制度是否允许,当然产品也要考虑到这种情况发生,这个场景就好像当前审批人突然失联,而业务又着急审批,产品上应该对每个节点增加审批时效监控,也就是催办系统,内部 IM 通知有待审批任务、IVR 电话催办当前处理人,催办升级TL功能【您的下属***有***审批任务超时未处理,请催办***进行处理】,同时将被催办次数加入 KPI 考核

③当前节点自动跳过或者有 TL 审批不是很合适,既然将这个人设置为唯一的审批人,那么跳过节点审批本身就是异常,后续节点有可能依赖当前节点的审批意见,如果修改为 TL 审批,业务 TL 有时真的不知道详细的审批规则,这两种都不是一个好的办法

④员工离职、调岗的场景同这个场景类似

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xxxxxa

第一,可以个基于微信H5的审批,只做审批环节应该不费事,有审批,消息推送,这就避免了,不在电脑旁边无法审批的情况,即就是休假了 ,拿出手机,审批点击一般“是”“否”,一般费不了多大劲;如果说休假了任何工作的事情都不能打扰;那就进行下一个环节;

第二,当某个环节的人要请假的时候,那在系统上进行请假的时候需要把自己的审批环节转交他人(一般是比他职级高的人)进行审批,当提交人提交的时候,审批环节自动到转交人进行审批;

第三、如果这个人必须要审批,而且休假不能打扰,那就建议这个人休假的时候全公司通报一下(手动狗头),有审批的赶快提,不提的领导休假的时候不能审批;

第四、出现第三条的情况,建议公司原地解散;可能你这个环节的人主宰者地球命运,正在拯救地球,一分一秒不能耽误。

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xxxxxa

问题的关键是如何设计一个好的处理审批流程。

在解决问题之前,我先说我对问题的几个观点,这几点实际上也就是对判定一个处理审批流程是否是一个好流程的定义条件:

  • 尽量不打扰已经请假的用户

  • 通过整个审批路径时高效、及时

  • 容错率高、能应对绝大部分突发情况

通过以上对好处理审批流程的判定条件,我们可以找到相应的处理方式和应急方案:

1、部分岗位的审批可以越级审批,不必墨守成规。如A是B的领导且B是C的领导,但C请假的话对项目影响不大或者说A比B更能熟悉整个整个工作等情况,则可以考虑到可以越级审批。

2、对某些重要的审批工作可以预留多条审批路径。如某工厂中处理紧急预案的工作流等,需要有多条审批路径,但这种应多用于大型企业中的跨部门处理中。

3、对权重较高的岗位设置委托人分散不同类型的事件处理权。如总经理休事假,仓库出了问题仓库办的办公室主任则可以拿权说话,不用等待上级的审批。同时OA在处理角色关系和case类型上应该提供设置自动委托人等功能。

4、及时反馈、梳理各种类型case的审批逻辑是否合理可行。如遇到各种问题,路进更需要及时更新,所以这就要求OA系统应该存在处理不同类型case的路径设置功能。

5、开发移动端OA工具。选择开发移动端应用、小程序、H5解决路径不能设置多条审批路径的问题和不能设置委托处理人的问题。

6、保证审批人高效及时的处理。用有效处理时间(甚至时间等级划分)规范case路径事件人能及时高效的处理问题,对于超时的用户影响其KPI。

7、通过其他工具进行推送审批通知。通过企业微信、公众号服务、飞书、钉钉等方式进行审批通知的推送,即便身处办公室我们也有可能遗漏消息,就是因为不能及时的获取消息,如果能扩大消息推送的消息渠道,应该能有所裨益。

方法有很多,但实行起来可能困难较大,毕竟可能有的case这样做起来虽然可以增强效率,但是也可能会影响到某些阻难,毕竟可能会影响到某些人的利益。

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xxxxxa

碰上国家法定节假日,所有的人都休假,有一个要紧的事情必须要批,到底是可以批还是不能批。

换个思路,做一个邮件回复审批的功能,审批流每一个节点发生变化都通知到相关的人,然后审批人回复“Y”或者“N”进行审批,代表通过还是拒绝。系统收到邮件回复后自动同步状态,进入下一环节。

当然,如果休假或者节假日邮件都不能收或者收到不能回复,那么这个公司可以宣布原地解散了,早点跑路。

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xxxxxa

1.是不是必须要某个人批?如果有backup是不是可以在同一节点多人中任意一人批复即可?如果这个人都没有必要,是不是在此节点固定抄送就可以?“同时用户休假时不再处理公事,因此业务上是委托副手进行”,或者此环节可以设置为若A状态为请假或时间为周末,则默认为B批复。

2.如果一定要某个人批,也就是这个人必须知晓才可以推进,这时候跳过或把此节点后置都是不可行的,那么此处可以附加此人的联系方式。

3.如果是由于批复流程是在内网进行,那么我认为可以利用常用的移动办公软件如企业微信、钉钉,与内部系统对接,让审批流程可以在外网、移动端流转。

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xxxxxa

用工作流吧,定义好进入当前角色的审批节点时,判断下当前角色是否处于可审批的状态;如果不在,则流向备用角色的审批节点;

当然,要定义好不可审批的类型,以及备用角色;

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xxxxxa

首先考虑是提醒的问题,还是业务本身流程问题;

提醒的话就想办法解决提醒问题,流程问题就是流程优化问题,是选用自动授权还是节点跳过等方式都是细节问题,第一个问题得想明白。

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xxxxxa

审批人节点休假了---

这应该首先解决的是 业务流程问题,看看你们公司内控手册上、规章制度上如何处理的(一般都应该有方案,比如OA上此人休假 有替代的岗位来审核等)。

解决了业务问题(其实这是内部合规问题), 产品、技术上需要解决的是在合规的前提下体验更优。

如你上面的场景,老大请假后,副手来处理。如果请假信息已上OA,就可以直接将流程转给副手。 

成本、技术、客观条件下求最优解。 

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